Rekisterin pitäjä
Hollolan kunta Y-2840811-2
PL 66 15871 Hollola
03-880 111
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Talouspäällikkö Maarit Kuivala-Ruiz talouspalvelut@hollola.fi
Rekisterin nimi
Hollolan kunnan verkkokauppa ja verkkomaksaminen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hollolan kunnan verkkokaupan kautta asiakas voi ostaa tuotteita tai palveluita ja maksaa ne verkkomaksuina.
Verkkomaksuliittymän kautta välitetään eri järjestelmistä välitettyjä verkkomaksuja verkkomaksupalveluun.
Henkilötietoja kerätään asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamisen, tilausten käsittelyn, tuotteiden toimittamisen, maksujen kohdistamisen sekä raportoinnin vuoksi.
Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.
Rekisterin tietosisältö
Mahdollisia rekistereihin tallennettavia henkilötietoja ovat:
Yleinen asiakasrekisteri: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, tilaushistoria.
Tilausrekisteri: yhteistiedot, tilatut tuotteet.
Asiakaskortit/-tunnisteet: korttinumero ja pin-tunnus.
Ilmoittautumiset: osallistujan etu- ja sukunimi, puhelinnumero, postiosoite, sukupuoli, syntymävuosi tai syntymäaika lisätiedot (esim. allergiat ja muut terveiset ohjaajille)
Alaikäisen osallistujan huoltajan etu- ja sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Varaukset: yhteyshenkilön nimi, yritys/yhdistys, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Postituslistat: Sähköpostiosoite.
Henkilötietoja säilytetään järjestelmässä, kunnes niiden poistot tehdään manuaalisesti. Tilaustiedot säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti tai ajastetusti. Sähköiset säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti, mutta kuitenkin vähintään kuusi vuotta.
Säännön mukaiset tietolähteet
Maksutapahtumia liittymän kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet verkkokauppaan. Pääsääntöisenä tietolähteenä ovat verkkokaupan asiakkaat tehdessään tilauksia, ilmoittautumisia ja maksaessaan verkkomaksujaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmä, kirjanpito, laskutus, kulunvalvonta.
Maksupalveluntarjoajasta riippuen tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA: ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin suojauksen periaatteet
Ohjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin. Tietokannassa olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tiedon käsittely on rajattu vain verkkokauppajärjestelmän käytettäväksi. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin. Kaikki tietoliikenne järjestelmäntoimittajan järjestelmien sekä verkkokaupan ja maksupalveluntarjoajan välillä tapahtuu SSL-suojattuna.
Verkkokauppapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajalle. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn hyväksyminen
Verkkokauppaostosten ja -maksujen tekeminen katsotaan henkilötietojen käsittelyn hyväksynnäksi, eikä tätä erikseen kuluttajalta vaadita järjestelmän käyttämiseksi. Henkilötietojen tullessa ulkopuolisesta järjestelmästä henkilötietojen käsittelemisen hyväksyminen hoidetaan verkkokauppajärjestelmän ulkopuolella.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. Pyynnöt tulee osoittaa sähköisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta sekä sukututkimista varten. Kielto osoitetaan kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.